Je to dotaz, který si řada z nás klade, po odeslání e-mailu. Kdy mohu očekávat odpověď na mé e-maily? Někdo odpovídá okamžitě, někdo za pár hodin a někdo dokonce za pár dní. Tento článek se pokusí vhodně odpovědět na tuto otázku.
V úvodu je důležité zmínit, že chápeme, jak je pro každého důležité dostat rychlou odpověď. Od svých kolegů, nadřízených, zákazníků nebo obchodních partnerů očekáváme, že se budou chovat stejně profesionálně, jako my sami. Ale opravdu můžeme očekávat okamžitou odpověď?
Napřed bychom si měli ujasnit, co to znamená rychlá odpověď. Pro někoho to může znamenat odpověď do 5 minut, pro jiného do hodiny, pro dalšího třeba do konce pracovního dne. Všechno je to relativní a závisí na dané situaci a očekáváních komunikujících stran.
Jednou z hlavních věcí, které byste měli mít na paměti, je respektovat čas druhých lidí. Je možné, že váš e-mail není jediný, který mají k zastarání. Chápete, že i oni mají své povinnosti a mohou být zaneprázdněni.
Pokud potřebujete rychlou odpověď, měli byste to jasně uvést v předmětu nebo na začátku e-mailu. Můžete také použít funkci upozornit, pokud váš e-mailový klient tuto možnost nabízí.
Další důležitou věcí je být stručný a jasný ve svém e-mailu. Lidé nemají čas číst dlouhé e-maily s nepřehlednými informacemi. Pokud chcete rychlou odpověď, dejte si záležet na jasnosti a stručnosti svého sdělení.
Jednou z nejlepších rad je jednoduše se zeptat na očekávaný čas odpovědi. Pokud máte jakékoli pochybnosti, zeptejte se přímo, kdy mohu očekávat odpověď. Tímto způsobem dáváte druhé straně vědět, že očekáváte odpověď, a zároveň jim dáváte příležitost sdělit vám, kdy budou schopni odpovědět.
Pokud jde o očekávání v obchodním světě, často se považuje za přijatelné odpovědět na e-mail do 24 hodin. Pokud se jedná o naléhavou záležitost, měli byste očekávat rychlejší odezvu. Ale pokud po odeslání e-mailu hned neobdržíte odpověď, nevěšte hlavu. Je možné, že adresát je zaneprázdněn nebo že váš e-mail potřebuje více času k zodpovězení.
Celkově platí, že pokud chcete rychlou odpověď na své e-maily, udělejte vše pro to, aby bylo pro druhou stranu snadné a rychlé odpovědět. Být jasný, stručný a respektovat čas druhých lidí jsou klíčové aspekty. A nezapomeňte, komunikace je dvousměrná ulice, takže stejný přístup, jaký očekáváte od ostatních, byste měli uplatňovat i vy.
